Travailler à l’Institut canadien des actuaires

Nous cultivons un milieu de travail sûr et inclusif dans lequel vous pouvez vous épanouir en donnant le meilleur de vous-même. Individuellement, nous sommes des spécialistes, mais collectivement, nous favorisons un milieu de travail qui encourage la diversité. Nous prônons la prise de décision collaborative et encourageons la communication ouverte afin de renforcer l’autonomie de nos équipes. Il s’agit d’une occasion exceptionnelle de prendre une part active à la réalisation de notre vision commune à l’égard de la sécurité financière pour toute la population canadienne.

Bon nombre de nos membres font partie intégrante de l’ICA depuis au moins une décennie. Lorsqu’on les interroge au sujet de leur expérience, la plupart d’entre eux mentionnent que leur loyauté est attribuable, notamment, à leur sentiment d’appartenance, à l’atmosphère positive et de collaboration et au respect mutuel. Notre organisation encourage l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Quel que soit votre objectif, nos collègues et nos leaders sont prêts à vous appuyer dans vos apprentissages et dans votre réussite, tant sur le plan professionnel que personnel. Nous savons que le bien-être rejaillit de manière positive sur l’entourage.

Nous priorisons la souplesse et le choix du mode et du lieu de travail, en tenant compte des besoins de l’organisation et de ses membres. Notre modèle de travail hybride vous permet de travailler depuis votre domicile ou au bureau, selon vos projets. Vous bénéficierez d’un soutien technologique afin que votre lieu de travail ne compromette pas le travail d’équipe.

Dans notre quête d’excellence, nous aspirons à l’amélioration continue et recherchons des personnes qui remettent en question le statu quo en proposant et en élaborant des solutions créatives. Nous nous efforçons d’innover et valorisons la créativité. Nous encourageons les nouvelles idées et les nouveaux points de vue pour servir les intérêts du public et des membres.

Nous investissons dans votre bien-être en offrant une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels conçus pour vous soutenir et vous aider à faire face à votre avenir financier en toute confiance.

• Salaire de base concurrentiel : Pour que votre rémunération suive l’évolution de l’indice des prix à la consommation à Ottawa, nous révisons tous les trois ans notre administration des salaires afin de garantir le caractère concurrentiel du salaire de base sur le marché d’Ottawa.
• Rémunération au rendement : Nous reconnaissons le rendement supérieur en offrant des récompenses adéquates.
• Congés et fermeture des bureaux : Nous offrons des congés annuels concurrentiels pour vous permettre de vous reposer, ainsi que des congés de maladie pour prendre soin de vous-même ou d’un proche, en cas de besoin. Nous offrons chaque année aux membres de l’équipe à temps plein quatre journées de mieux-être avec lesquels ils et elles peuvent poursuivre des intérêts en dehors du travail. Nos bureaux sont fermés entre le 25 décembre et le 1er janvier pour que chaque membre de l’équipe profite du bon temps en famille et entre amis sans distraction liée au travail. Pendant les mois d’été, les membres de l’équipe peuvent opter pour la semaine de travail comprimée, ce qui leur permet de travailler leurs 35 heures et de terminer à midi le vendredi.
• Avantages en matière de santé mentale, physique et de bien-être : Nous offrons une gamme complète d’options de couverture qui répondent à vos besoins particuliers. Ces options comprennent l’assurance maladie, l’assurance dentaire, l’assurance vie, ainsi que l’assurance invalidité de courte et de longue durée, de même que l’assurance voyage et un programme d’aide aux employés afin de faciliter la gestion de votre santé mentale et physique et celle des membres de votre famille. Les primes de la couverture individuelle sont entièrement assumées par l’ICA, tandis que la couverture familiale est offerte à frais raisonnables.
• Régime de retraite : Votre carrière à l’ICA s’accompagne d’un régime de retraite qui vous aidera à vous assurer un avenir sûr. Géré par les CAAT, le régime de retraite DBPlus vous permet de constituer facilement un revenu de retraite stable et sûr tout en travaillant. Vous aurez ainsi accès à un revenu de retraite prévisible à vie, à des prestations de survivant, à des options de retraite anticipée et plus encore (consultez le lien caatpension.ca/pensionsfortalent/fr/).
• Occasions d’apprentissage et de perfectionnement : Afin de soutenir le développement de votre carrière, nous offrons de l’aide financière pour vous permettre de suivre des cours et des formations liés à votre travail favorisant votre apprentissage et votre progression sur le plan professionnel.
• Recrutement interne : Nous encourageons votre croissance professionnelle grâce au recrutement interne et à des possibilités de promotion au sein de l’ICA. Nous tenons à garder nos collègues fiables et talentueux et c’est pourquoi nous cherchons à développer les talents à l’interne avant de nous tourner vers l’extérieur.

Compte tenu du départ à la retraite prévu du directeur général de longue date de l’ICA, le Conseil d’administration recherche un ou une leader pour le prochain chapitre de l’histoire de l’Institut. Le nouveau directeur général ou la nouvelle directrice générale jouera un rôle essentiel dans la mise en œuvre de la vision stratégique de l’ICA, son rôle central dans l’éducation et le soutien des actuaires, la distinction de la valeur de l’Institut et le maintien des normes les plus élevées pour la profession.

La personne candidate idéale possède une vaste expérience en tant que chef ou cheffe de file stratégique et inspirant(e), incarne un esprit de collaboration et un sens des affaires, et sait travailler avec un conseil d‘administration et des bénévoles engagés, idéalement au sein d’une organisation axée sur les membres. Être actuaire n’est pas une exigence. Ce poste à pourvoir se situe à Ottawa.

Pour en savoir plus, veuillez contacter nos partenaires chargés du recrutement Kaelan Désilets Langelier ou Sharon Rudy aux adresses [email protected] ou [email protected].

Service : Éducation et affaires internationales
Fonction : Éducation
Relève de : Gestionnaire de projet, éducation
Classe d’emploi : Niveau 3
Salaire : 69 892 $ à 81 541 $

DESCRIPTION DU POSTE

RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Le coordonnateur principal ou la coordonnatrice principale, éducation assure un soutien visant à garantir la réussite de la prestation des programmes d’éducation de l’ICA menant à l’intégration et à la qualification des membres étudiants, candidats, associés et Fellows de l’Institut. Le ou la titulaire du poste est un collaborateur de premier plan au développement et à la maintenance de la plateforme d’apprentissage en ligne de l’ICA et assure le soutien de tous les programmes d’éducation offerts en mode virtuel et en personne. Il ou elle assure également un soutien général au Service de l’éducation et des affaires internationales et aux groupes bénévoles concernés, au besoin.

RESPONSABILITÉS DU POSTE
Élaboration et validation des cours

• Être spécialiste de toutes les facettes de la plateforme d’apprentissage en ligne de l’Institut.
• Créer de nouveaux cours, de nouvelles évaluations et de nouveaux examens formels dans le système d’apprentissage en ligne et assurer le maintien continu du contenu et des données des utilisateurs.
• Assurer la coordination des processus d’essai et d’approbation préalablement aux dates de diffusion des cours.
• Déterminer de nouvelles fonctionnalités du système qui pourraient être utiles aux apprenants de l’ICA et faciliter l’administration du système d’apprentissage en ligne.
• Assurer le dépannage en ce qui concerne les problèmes techniques/des utilisateurs sur la plateforme et la connectivité à la base de données des membres de l’ICA.
• Surveiller l’inscription relative aux produits éducatifs afin de garantir que les utilisateurs puissent accéder aux cours et aux examens.
• Assurer un soutien aux activités d’inscription des membres et des non-membres liées à toutes les offres d’éducation.
• Assurer la coordination de la présence des participants et participantes, assurer l’animation des plateformes de cours virtuelles.
• Au besoin, transmettre aux TI des mises à jour des données afin d’assurer la coordination avec la base de données des membres de l’ICA.
• Assurer un soutien à l’actuaire et au gestionnaire de projet, éducation dans l’exécution de diverses tâches liées à l’élaboration et à l’administration de contenu, notamment la préparation de modules et de cours à des fins d’examen, de révision et de traduction.

Atelier sur le professionnalisme

• Coordonner toutes les facettes de l’Atelier sur le professionnalisme, y compris le recrutement de facilitateurs compétents, la mise à jour de renseignements aux fins de la formation des conférenciers et conférencières.
• Veiller à ce que le site Web de l’ICA présente le calendrier de tous les ateliers à venir, puis assurer la liaison avec les Services de réunion afin de garantir que le site d’inscription présente l’information adéquate et est adapté aux délais établis.
• Assurer un suivi exact des présences aux fins de l’attribution des crédits menant aux titres d’AICA, ASA et ACAS et veiller à l’exactitude des renseignements transmis aux partenaires en éducation.

Soutien général au système d’éducation

• Assurer un soutien à d’autres programmes d’éducation virtuels et en personne, de la planification à l’exécution, ainsi qu’aux évaluations, à l’analyse et à la production de rapports à la suite de l’événement.
• Assurer la création et l’envoi de sondages d’évaluation postérieurs aux réunions dans le cadre des programmes éducatifs.
• Participer au contrôle des documents dans les lieux de collaboration bénévole.
• Assurer l’élaboration et la préparation de documents, ainsi que la coordination de la révision et de la traduction de ceux-ci par le Service des communications, au besoin. Au besoin, coordonner la mise à jour de pages du site Web avec le Service de marketing.
• Assurer la liaison avec d’autres services afin de veiller au respect des procédures et des processus administratifs adéquats, s’il y a lieu (c.-à-d. l’approbation d’un document par le Conseil d’administration, la traduction et la diffusion d’un document aux membres, le recrutement des bénévoles, etc.).
• Déterminer les problèmes qui pourraient survenir dans l’administration générale des tâches assignées, en discuter et proposer des solutions possibles.
• Assurer un soutien aux autres activités du service, au besoin, y compris en ce qui concerne les jours d’examen.

COMPÉTENCES DE BASE

• Capacité d’adaptation : s’adapte et réagit à l’évolution des conditions, des priorités et des exigences. Admet les nouveaux renseignements et les nouvelles idées et fait preuve d’ouverture à modifier ses opinions et ses comportements.
• Souci du service et développement de relations : assure un service de qualité supérieure aux membres, aux membres du personnel et aux clients externes. Développe des relations amicales et professionnelles avec ses principaux interlocuteurs et favorise les partenariats susceptibles de fournir des connaissances, des renseignements et du soutien.
• Professionnalisme, sens des responsabilités, qualité du travail : assume l’entière responsabilité de ses comportements et de ses actes, ainsi que de la qualité et du délai d’exécution de ses engagements. Respecte les lignes directrices organisationnelles, les normes professionnelles, la réglementation et les principes. Fait preuve au quotidien de fiabilité et d’intégrité (honnêteté et transparence qui témoignent des valeurs et de la mission de l’ICA). Fait les bonnes choses au bon moment, et ce, conformément aux processus et procédures de l’organisation. Établit à l’égard de son propre travail des normes de qualité qui répondent aux normes de qualité élevées de l’ICA.
• Travail d’équipe, diversité, respect : travaille en collaboration et de manière efficace avec les autres en vue d’atteindre un objectif commun. Participe activement aux activités de groupe en favorisant un environnement collaboratif. Fait la promotion d’un environnement inclusif en travaillant de manière productive avec un éventail diversifié de personnes et en encourageant la participation et l’engagement des autres. Manifeste de la considération à l’égard des opinions, des rôles, des expériences et des antécédents différents.
• Planification et organisation, résolution de problèmes : estime avec précision la durée et le degré de difficulté des tâches et des projets, en fixant des objectifs et en élaborant des plans de travail pour les mener à bien. Possède la capacité de fragmenter les tâches pour repérer les principaux enjeux et de déterminer les relations de cause à effet pour résoudre les problèmes. A recours à la logique et à des méthodes analytiques pour parvenir à des solutions réalistes.

COMPÉTENCES LIÉES AU POSTE

• Créativité
• Sens de l’initiative
• Souci du détail
• Gestion du temps
• Intégrité/responsabilité sur le plan financier

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION
Aucune personne subordonnée directe ne relève de ce poste.

REPRÉSENTATION EXTERNE
Le coordonnateur principal ou la coordonnatrice principale transige avec bon nombre d’interlocuteurs externes. La nature de la relation se résume principalement à la transmission de renseignements et à la coordination.

CONSEILS ET RECOMMANDATIONS STRATÉGIQUES
Le coordonnateur principal ou la coordonnatrice principale est appelé(e) à formuler des conseils et des recommandations au sujet de certaines questions d’ordre opérationnel.

EXIGENCES DU POSTE

Scolarité et expérience

• Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent. (p. ex., arts, sciences sociales, administration des affaires, gestion).
• De deux à trois ans d’expérience pertinente en administration et en gestion de projets avec des responsabilités croissantes, de préférence au sein d’une association professionnelle sans but lucratif.
• Expérience dans la coordination d’activités de formation et de perfectionnement, de réunions, de colloques et de congrès, et intérêt marqué pour ces activités.
• Expérience en matière d’élaboration de cours et d’examens et de soutien aux utilisateurs dans le cadre d’un système d’apprentissage en ligne.

Connaissances et aptitudes

• Solide connaissance fonctionnelle de toutes les applications MS Office : Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Adobe Acrobat.
• Aisance avec la technologie et capacité d’apprendre et d’expérimenter en utilisant de nouveaux logiciels, programmes, applications de réunion et outils de collaboration.
• Expérience avec D2L/Brightspace souhaitable.
• Capacité de travailler efficacement sous pression et de respecter les échéances.
• Capacité d’organiser son travail de manière autonome et d’apporter à l’équipe.
• Capacité de demander de l’aide au besoin et de tenir les membres de l’équipe au courant des progrès réalisés dans ses projets.

Exigences linguistiques

• Bilinguisme : anglais et français de préférence.
• Excellentes compétences en anglais, à l’oral et à l’écrit, et compétences de base en français afin de lire et de comprendre des courriels.

Effort requis

• La ou le titulaire de ce poste doit coordonner plusieurs projets, ainsi que des priorités concurrentes et des situations urgentes à l’occasion.
• La majorité des heures de travail se déroulent au poste de travail en position assise, à écrire au clavier et à lire à l’écran d’un ordinateur.
• Les conditions de travail varient lors des réunions à l’extérieur des bureaux. Il peut y avoir, à l’occasion, des périodes plus longues à passer debout ou à marcher, des objets de 10 à 15 kg à soulever ou d’autres activités physiques.

Conditions de travail

• Heures de travail normales (35 heures par semaine) avec périodes de pointe occasionnelles nécessitant des heures prolongées ou irrégulières.
• Milieu de travail hybride.
• Déplacements occasionnels d’un ou deux jours à l’intérieur du Canada.

Déposez votre candidature pour ce poste d’ici le 25 avril.

Déposer votre candidature

Service : Éducation et affaires internationales
Fonction : Examens
Relève de : Gestionnaire, examens
Classe d’emploi : Niveau 3
Salaire : 69 892 $ à 81 541 $

DESCRIPTION DU POSTE

RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Le coordonnateur principal ou la coordonnatrice principale, examens assure un soutien visant à garantir la réussite de la prestation des examens de l’ICA menant à l’intégration et à la qualification des membres associés et Fellows de l’Institut. Le ou la titulaire du poste est un collaborateur de premier plan au développement et à la maintenance de la plateforme d’apprentissage en ligne de l’ICA et assure la coordination de toutes les activités se rapportant aux examens au sein de l’ICA. Il ou elle assure la fluidité du processus d’examen, de l’élaboration à la communication des résultats, tout en maintenant les normes d’intégrité et de confidentialité les plus rigoureuses.

RESPONSABILITÉS DU POSTE
Élaboration et validation des examens

• Être spécialiste de toutes les facettes de la plateforme d’apprentissage en ligne de l’Institut.
• Créer de nouvelles évaluations et de nouveaux examens formels dans le système d’apprentissage en ligne et assure le maintien continu du contenu et des données des utilisateurs.
• Assure la coordination des processus d’examen et d’approbation préalablement aux dates de diffusion des cours.
• Déterminer de nouvelles fonctionnalités qui pourraient être utiles aux apprenants de l’ICA et facilite l’administration du système d’apprentissage en ligne.
• Assurer le dépannage en ce qui concerne les problèmes techniques/des utilisateurs sur la plateforme.
• Soutenir l’actuaire, examens dans l’exécution de diverses tâches liées à l’élaboration et à l’administration de contenu, notamment la préparation de questions d’examen à des fins d’examen, de révision et de traduction.
• Assurer la coordination de la publication des examens et des solutions, y compris l’élaboration de solutions modèles en collaboration avec l’actuaire et/ou le gestionnaire, examens.

Surveillance et administration le jour de l’examen

• Assurer l’organisation et le contrôle des services de surveillance à distance.
• Assurer la coordination de l’administration le jour de l’examen et de la validation des examens envoyés, de même qu’un soutien technique aux participants et participantes à l’examen.
• Prendre connaissance des rapports de surveillance et formuler des recommandations quant à l’admissibilité des participants et participantes à la notation.
• En collaboration avec les membres de l’équipe chargée des examens, assurer le dépannage concernant tout problème survenant le jour de l’examen.

Notation et analyse

• Assurer la coordination de la notation, de l’analyse et des rapports à la suite des examens et prendre part aux processus d’étalonnage et à la gestion des demandes d’appel.
• Assurer la préparation de la notation qui sera effectuée par des bénévoles de l’ICA en téléversant les examens vers le système ERS et veiller à ce que les correcteurs et correctrices aient accès à un compte dans le système.
• Préparer les cahiers et les dossiers Excel et assurer la coordination auprès des équipes de notation.
• Assurer un soutien à l’analyse des résultats d’examen afin de repérer d’éventuels schèmes et tendances et recommander des améliorations.
• Préparer des rapports statistiques initiaux concernant les examens à l’intention du gestionnaire et/ou de l’actuaire, examens à des fins d’examen et de commentaires.
• Préparer et transmettre les résultats d’examen aux participants et participantes concernés.

Soutien et communications

• Assurer un soutien le jour de l’examen et l’orientation des correcteurs et correctrices.
• Préparer les données relatives aux notes des participants et participantes à des fins d’analyse, de notation et de rapports.
• Répondre aux demandes de renseignements provenant de l’interne et de l’extérieur au sujet des cours et des programmes d’éducation de l’ICA, ainsi que des exigences générales en matière d’éducation et de qualification;
• Assurer la liaison avec d’autres services afin de garantir le respect des procédures et processus administratifs, au besoin.
• Tenir un registre des problèmes à des fins de suivi auprès des fournisseurs/responsables des TI à l’interne, au besoin.
• Déterminer les problèmes éventuels relatifs à l’administration générale des tâches assignées, en discuter et proposer des solutions possibles.
• Assurer un soutien aux autres activités du service, au besoin.
• En collaboration avec le gestionnaire, examens, recevoir les demandes d’accommodement de la part des participants et participantes aux examens et y répondre.

COMPÉTENCES DE BASE

• Capacité d’adaptation : s’adapte et réagit à l’évolution des conditions, des priorités et des exigences. Admet les nouveaux renseignements et les nouvelles idées et fait preuve d’ouverture à modifier ses opinions et ses comportements.
• Souci du service et développement de relations : assure un service de qualité supérieure aux membres, aux membres du personnel et aux clients externes. Développe des relations amicales et professionnelles avec ses principaux interlocuteurs et favorise les partenariats susceptibles de fournir des connaissances, des renseignements et du soutien.
• Professionnalisme, sens des responsabilités, qualité du travail : assume l’entière responsabilité de ses comportements et de ses actions, ainsi que de la qualité et du délai d’exécution de ses engagements. Respecte les lignes directrices organisationnelles, les normes professionnelles, la réglementation et les principes. Fait preuve au quotidien de fiabilité et d’intégrité (honnêteté et transparence qui témoignent des valeurs et de la mission de l’ICA). Fait les bonnes choses au bon moment, et ce, conformément aux processus et procédures de l’organisation. Établit à l’égard de son propre travail des normes de qualité qui répondent aux normes de qualité élevées de l’ICA.
• Travail d’équipe, diversité, respect : travaille en collaboration et de manière efficace avec les autres en vue d’atteindre un objectif commun. Participe activement aux activités de groupe en favorisant un environnement collaboratif. Fait la promotion d’un environnement inclusif en travaillant de manière productive avec un éventail diversifié de personnes et en encourageant la participation et l’engagement des autres. Manifeste de la considération à l’égard des opinions, des rôles, des expériences et des antécédents différents.
• Planification et organisation, résolution de problèmes : estime avec précision la durée et le degré de difficulté des tâches et des projets en fixant des objectifs et en élaborant des plans de travail pour les mener à bien. Possède la capacité de fragmenter les tâches pour repérer les principaux enjeux et de déterminer les relations de cause à effet pour résoudre les problèmes. A recours à la logique et à des méthodes analytiques pour parvenir à des solutions réalistes.

COMPÉTENCES LIÉES AU POSTE

• Souci du détail.
• Capacité à interpréter et à mettre en application les règles et règlements.
• Confidentialité.
• Sens de l’équité.
• Sens aigu du service à la clientèle.
• Calme et professionnalisme en situation de stress.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION
Aucune personne subordonnée directe ne relève de ce poste

REPRÉSENTATION EXTERNE
Le coordonnateur principal ou la coordonnatrice principale transige avec bon nombre d’interlocuteurs externes. Ces relations consistent essentiellement à fournir de l’information et à assurer une coordination des activités, ainsi qu’à résoudre des problèmes, ainsi qu’à traiter des renseignements confidentiels et/ou de nature délicate.

CONSEILS ET RECOMMANDATIONS STRATÉGIQUES
Le coordonnateur principal ou la coordonnatrice principale est appelé(e) à formuler des conseils et des recommandations au sujet de certaines questions d’ordre organisationnel.

EXIGENCES DU POSTE

Scolarité et expérience

• Diplôme collégial dans un domaine pertinent (p. ex. arts, sciences sociales, administration des affaires, gestion).
• De deux à trois ans d’expérience pertinente en administration et en gestion de projet avec des responsabilités croissantes, de préférence dans le cadre de fonctions liées aux examens au sein d’une association professionnelle sans but lucratif.
• Expérience de travail avec des dossiers de nature délicate et confidentielle.
• Expérience en matière d’élaboration de cours et d’examens et de soutien aux utilisateurs dans le cadre d’un système d’apprentissage en ligne.

Connaissances et habiletés

• La connaissance de la profession actuarielle et des processus liés aux examens est un atout.
• Solide expérience pratique de toutes les applications MS Office, soit Word, Outlook, PowerPoint, Excel, et d’Adobe Acrobat. Ce poste nécessite une connaissance approfondie du logiciel Excel.
• Connaissance pratique des bases de données de membres.
• Expérience avec D2L/Brightspace, de préférence.
• Aisance avec la technologie et capacité d’apprendre et d’expérimenter en utilisant de nouveaux logiciels, programmes, applications de réunion et outils de collaboration.
• Capacité de travailler efficacement sous pression, de prendre des décisions et de respecter les échéanciers.
• Créativité, initiative et capacité de travailler avec peu de supervision ou sans supervision.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et habiletés de communication avec les collègues de l’interne, de l’externe et les différents interlocuteurs en faisant preuve de tact, de diplomatie et de respect de la confidentialité.
• Grand sens de l’organisation et engagement manifeste à assurer un excellent service à la clientèle.
• Capacité avérée de gérer simultanément plusieurs priorités.

Exigences linguistiques

• Il est essentiel de posséder d’excellentes habiletés de communication orale et écrite en anglais et en français.

Effort requis

• La ou le titulaire de ce poste doit gérer plusieurs projets, ainsi que des priorités concurrentes, et des situations urgentes à l’occasion.
• La majorité des heures de travail se déroulent au poste de travail en position assise à écrire et à lire devant un écran.

Conditions de travail

• Heures de travail normales (35 heures par semaine) avec périodes de pointe occasionnelles nécessitant des heures prolongées ou irrégulières.
• Milieu de travail hybride, mais certaines tâches doivent être réalisées au siège social de l’ICA.
• Déplacements occasionnels.

Déposez votre candidature pour ce poste d’ici le 25 avril.

Déposer votre candidature

Service : Adhésion, finance et opérations
Fonction : Adhésion
Relève de : Gestionnaire, adhésion
Classe d’emploi : Niveau 2
Salaire : 60 206 $ à 70 241 $

DESCRIPTION DU POSTE

RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Le coordonnateur ou la coordonnatrice, adhésion soutiendra l’équipe chargée de l’adhésion dans la gestion du programme d’admission des nouveaux membres de l’ICA. Le ou la titulaire assurera un soutien à la gestion des demandes d’adhésion, ainsi qu’aux activités de recrutement, de rétention et de mobilisation des membres. Cette personne assumera des tâches administratives, communiquera avec les membres et participera à l’organisation des événements et initiatives à l’intention des membres.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Tenir l’échéancier des demandes d’adhésion (trimestrielles/mensuelles);
• Vérifier les documents justificatifs pour assurer la conformité des qualifications aux fins de l’adhésion à l’ICA (membres étudiants, membres candidats, membres AICA et membres FICA);
• Correspondre avec les personnes demandant l’adhésion en cas de demandes d’adhésion incomplètes ou contenant des erreurs;
• Bien connaître les politiques, procédures, règlements, qualifications et règles de transition connexes de l’ICA en ce qui concerne l’adhésion et le rétablissement de l’adhésion des membres;
• Participer à la vérification de la réception des frais d’inscription préalablement à la transmission des demandes d’adhésion à la commission chargée de les examiner et de les approuver;
• Résoudre tout problème important relatif aux demandes d’adhésion avec les personnes demandant l’adhésion avant de faire appel au gestionnaire chargé de l’adhésion ou à l’actuaire chargé de l’éducation;
• Transmettre tout problème important relatif aux demandes d’adhésion au gestionnaire, adhésion;
• Assurer la coordination de l’envoi des courriels de félicitations informant les nouveaux membres de leur admission au sein de la profession;
• Assurer la coordination de l’élaboration et de l’impression des lettres de bienvenue adressées aux nouveaux membres de la part de la présidence et de la direction générale;
• Assurer la coordination de l’impression des certificats et diplômes de membres AICA et FICA auprès des imprimeries sélectionnées;
• À l’occasion, traiter des demandes de rétablissement de l’adhésion et transmettre (oralement et par écrit) des renseignements généraux à l’actuaire chargé de l’éducation;
• Annuellement, participer à l’examen des demandes d’exonération partielle de cotisation;
• Participer au traitement des résiliations et des abandons de l’adhésion à l’ICA;
• Répondre aux demandes de renseignements des membres et participer à la résolution des problèmes liés à l’adhésion;
• Assurer la tenue et la mise à jour de la base de données des membres en veillant à l’exactitude et au maintien de la confidentialité;
• Participer à la planification et à la mise en œuvre des événements et des programmes s’adressant aux membres;
• Annuellement, prendre part au processus de renouvellement de l’adhésion;
• À l’occasion, rédiger des lettres confirmant l’adhésion en règle à l’intention des membres et des parties prenantes aux fins d’examen par le gestionnaire, adhésion;
• Rechercher et proposer de nouveaux processus et de nouvelles procédures afin d’accroître la fluidité de la fonction relative à l’adhésion;
• Travailler en étroite collaboration avec d’autres services afin de garantir une expérience d’adhésion efficace.

COMPÉTENCES DE BASE

• Capacité d’adaptation : s’adapte et réagit à l’évolution des conditions, des priorités et des exigences. Admet les nouveaux renseignements et les nouvelles idées et fait preuve d’ouverture à modifier ses opinions et ses comportements.
• Souci du service et développement de relations : assure un service de qualité supérieure aux membres, aux membres du personnel et aux clients externes. Développe des relations amicales et professionnelles avec ses principaux interlocuteurs et favorise les partenariats susceptibles de fournir des connaissances, des renseignements et du soutien.
• Professionnalisme, sens des responsabilités, qualité du travail : assume l’entière responsabilité de ses comportements et de ses actions, ainsi que de la qualité et du délai d’exécution de ses engagements. Respecte les lignes directrices organisationnelles, les normes professionnelles, la réglementation et les principes. Fait preuve au quotidien de fiabilité et d’intégrité (honnêteté et transparence qui témoignent des valeurs et de la mission de l’ICA). Fait les bonnes choses au bon moment, et ce, conformément aux processus et procédures de l’organisation. Établit à l’égard de son propre travail des normes de qualité qui répondent aux normes de qualité élevées de l’ICA.
• Travail d’équipe, diversité, respect : coopère efficacement avec les autres en vue d’atteindre un objectif commun. Participe activement aux activités de groupe en favorisant un environnement collaboratif. Promeut un milieu inclusif en travaillant de manière productive avec un éventail diversifié de personnes et en encourageant la participation et l’engagement des autres. Manifeste de la considération à l’égard des opinions, des rôles, des expériences et des antécédents différents.
• Planification et organisation, résolution de problèmes : estime avec précision la durée et le degré de difficulté des tâches et des projets, en fixant des objectifs et en élaborant des plans de travail pour les mener à bien. Possède la capacité de fragmenter les tâches pour repérer les principaux enjeux et de déterminer les relations de cause à effet pour résoudre les problèmes. A recours à la logique et à des méthodes analytiques pour parvenir à des solutions réalistes.

COMPÉTENCES LIÉES AU POSTE

• Souci du détail;
• Éthique, confidentialité, intégrité, équité;
• Capacité à interpréter et à mettre en application les règles et règlements;
• Empathie dans les communications;
• Sens aigu du service à la clientèle.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION
Aucune personne subordonnée directe ne relève de ce poste.

REPRÉSENTATION EXTERNE
Le coordonnateur ou la coordonnatrice, adhésion est appelé(e) à traiter avec plusieurs interlocuteurs externes. La nature de la relation se résume principalement à la transmission et à la réception de renseignements.

CONSEILS ET RECOMMANDATIONS STRATÉGIQUES
Le coordonnateur ou la coordonnatrice, adhésion est invité(e) à formuler des recommandations concernant la création ou l’ajustement des systèmes de soutien à l’organisation.

EXIGENCES DU POSTE

Scolarité et expérience

• Diplôme collégial dans un domaine pertinent (p. ex., administration des affaires, gestion de projet, communications) ou une combinaison d’études ou d’expérience équivalente.
• Deux ans d’expérience en matière de soutien administratif et de coordination de projets, de préférence dans le cadre d’une fonction liée à l’adhésion au sein d’un organisme professionnel sans but lucratif.
• Expérience de travail avec des documents de nature confidentielle.

Connaissances et habiletés

• Sens aigu du service à la clientèle et des relations interpersonnelles et capacité de faire preuve de tact et de diplomatie dans diverses situations;
• Capacité de faire preuve d’empathie et de compassion en ce qui concerne la situation personnelle particulière des membres;
• Capacité à maintenir une attitude calme et professionnelle en situation de stress;
• Solide connaissance fonctionnelle de toutes les applications MS Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Adobe Acrobat, et expérience d’utilisation d’autres outils de réunion et de suivi du travail en ligne;
• Capacité d’assurer la coordination de réunions virtuelles ou en personne;
• Souci du détail, excellent sens de l’organisation et capacité d’établir les priorités;
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et habiletés communicationnelles avec les collègues de l’interne, de l’externe et les différents interlocuteurs en faisant preuve de tact, de diplomatie et de respect de la confidentialité;
• Capacité à travailler de manière autonome dans la réalisation de projets, de la conception à l’achèvement, et capacité à travailler sous pression à l’occasion pour assurer la gestion d’une grande variété d’activités.

Exigences linguistiques

• Il est essentiel de posséder d’excellentes habiletés de communication orale et écrite en anglais et en français.

Effort requis

• La ou le titulaire de ce poste doit gérer plusieurs projets, ainsi que des priorités concurrentes, et des situations urgentes à l’occasion.
• La majorité des heures de travail se déroulent au poste de travail en position assise à écrire et à lire devant un écran.

Conditions de travail

• Heures de travail normales (35 heures par semaine) avec périodes de pointe occasionnelles nécessitant des heures prolongées ou irrégulières.
• Milieu de travail hybride.

Déposez votre candidature pour ce poste d’ici le 25 avril.

Déposer votre candidature