GSP Orientation

Groupe chargé de la surveillance d’un projet : Orientation des bénévoles

Merci de vous être porté bénévole pour siéger au sein d’un groupe chargé de la surveillance d’un projet (GSP) de l’Institut canadien des actuaires (ICA). Les bénévoles sont au cœur de l’ICA. Ils ont fondé l’Institut et ce sont eux qui dirigent nos efforts en matière de recherche, d’élaboration de normes et de formation. Les bénévoles de l’ICA renforcent la profession en mettant en œuvre leur savoir et leur jugement au service de la sécurité financière des Canadiens.

Les GSP constituent un élément important du programme de recherche de l’ICA. La Direction de la recherche supervise tous les projets de recherche de l’ICA, mais compte sur les GSP pour assurer l’orientation et la surveillance de chacun des projets.

Chaque membre d’un GSP apporte l’ensemble de compétences qui lui est propre; ensemble, les membres contribuent à la création d’un produit complet. Le présent document devrait vous permettre de démarrer du bon pied. Il vous présente les renseignements nécessaires pour mettre vos talents au service de votre nouvelle équipe.

Structure du GSP

Nous recommandons que chaque GSP soit composé d’un nombre impair de membres et qu’il compte au moins cinq membres. L’un de ces bénévoles doit assumer la fonction de président.

Les GSP relèvent directement de la Direction de la recherche ou de l’une des commissions de recherche : 

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Préparation en vue d’assumer votre fonction

Procédez à une évaluation afin de déterminer si vous avez besoin de faire des lectures ou de recourir à vos réseaux pour vous mettre à jour au sujet des recherches antérieures concernant le sujet abordé par votre GSP.

Assurez-vous d’avoir du temps. Le bénévolat relatif aux projets de recherche peut nécessiter beaucoup de temps. Après avoir mieux pris connaissance du projet, si vous avez des doutes quant à votre capacité de fournir le temps requis, discutez-en avec le président du groupe. En admettant que vous manquez de temps, vous ne devrez pas être retiré du projet, mais vous vous assurerez de faire connaître à l’équipe la mesure de votre disponibilité.

Posez des questions. Dans la description de vos fonctions, vous trouverez les coordonnées du président de votre groupe, de notre service de recherche et des services aux bénévoles.

Responsabilités

Voici quelques-unes des responsabilités qui incombent aux bénévoles œuvrant au sein des GSP. Cette liste n’est nullement exhaustive et chacun de ses éléments ne vise pas nécessairement tous les GSP.

  • Superviser l’élaboration de documents de sollicitation, par exemple les demandes de propositions (DP);
  • À partir des réponses aux documents de sollicitation, recommander des chercheurs à la commission concernée (DR, CEE, CRU); à la suite de leur approbation, les chercheurs doivent signer un contrat avec le directeur des finances de l’ICA;
  • Déterminer l’échéancier du projet et travailler en collaboration avec le chercheur afin de s’assurer que celui-ci est respecté;
  • Assister et participer périodiquement à des téléconférences, au besoin, en règle générale à chaque étape importante du projet;
  • Formuler des directives quant à la méthodologie et à la démarche que doivent suivre les chercheurs et procéder à un examen général de l’orientation, des principales hypothèses et des découvertes/conclusions de la recherche;
  • Superviser la réalisation du projet par le chercheur en répondant aux demandes de renseignements et en fournissant des éclaircissements afin de garantir que le produit fini satisfait aux normes de l’ICA;
  • Présenter à la DR/CEE/CRU des comptes rendus périodiques de l’avancement du projet, veiller au respect du budget alloué et approuver les paiements en fonction des progrès réalisés;
  • Recommander l’approbation du produit fini lorsque celui-ci répond aux normes de l’ICA;
  • Formuler des recommandations à l’égard de la communication et de la diffusion du rapport de recherche et offrir des indications quant à l’interprétation des résultats du projet;
  • Évaluer l’éventuelle nécessité de procéder à un examen par les pairs et, le cas échéant, désigner des candidats compétents à cette fin;
  • Travailler en collaboration avec le personnel de rédaction de l’ICA afin de s’assurer que tous les documents de recherche sont révisés et publiés conformément aux Lignes directrices pour la présentation de communications de l’ICA;
  • Sur demande, présenter les constatations issues de la recherche à l’occasion d’événements tels que les réunions et colloques de l’ICA.

REMARQUE : Une recherche complète et objective requiert la collaboration de pairs dont les opinions peuvent être divergentes. Les membres d’un GSP tiennent compte des opinions de leurs pairs et dialoguent de manière respectueuse afin de favoriser le débat sain, le compromis et le consensus. Si, à quelque moment que ce soit, vous hésitez à exprimer des préoccupations, veuillez vous adresser au président de votre GSP ou à un membre du personnel de l’ICA. De plus, c’est l’équipe de recherche qui est l’auteure de la recherche et, en cas de désaccord, c’est à elle que revient le droit de trancher quant au contenu des rapports, notamment.

L’ICA demande aux membres des GSP de ne pas dépasser le cadre des responsabilités qui leur sont confiées dans un souci d’intégrité du projet et de l’équipe. Il importe de retenir les points suivants dans le cadre de vos fonctions à titre de membre d’un GSP :

  • La révision grammaticale et stylistique sera assurée par l’équipe des communications du siège social de l’ICA;
  • Vous n’êtes autorisé à partager à l’extérieur du GSP des ébauches de documents que si vous en avez préalablement obtenu l’autorisation et que cela sera utile au projet;
  • Il est strictement interdit de représenter les intérêts d’un employeur; les membres du GSP font preuve d’objectivité et agissent dans l’intérêt des Canadiens.

Si, à quelque moment que ce soit pendant le projet, vous vous sentez en conflit d’intérêts, veuillez en informer le président du GSP. On pourrait vous demander de vous retirer de certaines activités du GSP ou, s’il n’existe aucune autre mesure appropriée, de cesser votre participation aux activités du groupe.

Réunions du GSP

Les réunions du GSP ont lieu par téléconférence. Le GSP en détermine la fréquence selon ses besoins. N’oubliez pas que vous apportez au groupe un ensemble de compétences qui vous est propre et que le fonctionnement du groupe est optimal lorsque le plus grand nombre de membres possible assiste aux réunions. Cela dit, il peut arriver que vous soyez dans l’impossibilité d’assister à une réunion. Le cas échéant, veuillez en aviser le président du groupe.

  • Pour participer aux réunions, composez le numéro fourni par le président du groupe; en règle générale, on utilisera le même numéro pour toutes les réunions;
  • Chaque GSP détermine si un secrétaire sera désigné et distribuera le procès-verbal de chaque réunion, ainsi que le moment auquel celui-ci devra être acheminé aux membres;
  • Chaque GSP établit l’ordre du jour des réunions et désigne une personne chargée d’en faire la distribution;
  • Chaque GSP établit ses propres normes et il est entendu que l’ICA s’attend à des échanges professionnels respectueux et courtois.


Président du GSP

Un GSP fructueux doit être dirigé par une personne consciencieuse. Le président du GSP organise des réunions et des appels, résout des problèmes, assure la liaison auprès du personnel de l’ICA au besoin et agit à titre de personne-ressource auprès des bénévoles. La fonction de président d’un GSP permet de développer ses habiletés en leadership et de renforcer ses réseaux professionnels. L’ICA invite tous les membres des GSP à envisager d’assumer la présidence de leur groupe en cas de besoin.

Coordonnées et personnes-ressources

Nom

Rôle

Téléphone

Adresse courriel

Shlomit Jacobson

Gestionnaire, recherche

613-236-8196, poste 157

shlomit.jacobson@cia-ica.ca

Sue Alcott

Gestionnaire, services aux bénévoles

613-236-8196, poste 118

sue.alcott@cia-ica.ca


Engagement

J’accepte de siéger à titre de membre du groupe chargé de la surveillance d’un projet dans le cadre de cette démarche. J’ai lu le document ci-dessus et j’accepte d’assumer mes fonctions de manière active et consciencieuse.

  • J’assisterai aux réunions et m’y préparerai selon mes disponibilités.
  • Je ferai preuve de collaboration et apporterai une contribution adéquate.
  • Je reconnais et respecte le fait que ce sont les chercheurs choisis qui sont chargés de mener la recherche et d’en rédiger le rapport. Je tâcherai de formuler des commentaires et des suggestions constructifs.
  • Je ne me servirai pas de cette expérience de bénévolat dans le but d’obtenir des données, des renseignements, des modèles ou des outils afin d’en tirer profit personnellement ou d’en faire profiter mon employeur avant que ceux-ci ne soient rendus publics.